Title: F
Author: MICHAŁ SZYLER
Last saved by: Finanse

Starostwo Powiatowe w Kartuzach

O. 0114-31/04

P R O T O K Ó Ł

kontroli przeprowadzonej w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach, w dniach 29-30.12.2004 r. przez: 
Bartosza Szyca - Inspektora ds. Kontroli,
działającego na podstawie upoważnienia O.0114-31/04 do przeprowadzenia kontroli finansowej z dnia 27.12.2004 r., wydanego przez Starostę Kartuskiego.

Zakres Kontroli:
1. Kontrola wewnętrznych aktów organizacyjnych i procedur z zakresu rachunkowości.
2. Kontrola wydatków obejmująca ponad 5 % ogólnej sumy wydatków jednostki.

Badany okres:
Od dnia 01.01.2004 r. do 30.11.2004 r.

Jednostka nadrzędna:
Starostwo Powiatowe w Kartuzach, ul. Dworcowa 1 83-300 Kartuzy.

DANE OGÓLNE

1.	W okresie objętym kontrolą Komendantem kontrolowanej jednostki jest 
Pan  bryg. inż. Edmund Kwidziński,  zatrudniony od dnia 01.10.1993 r.
2.	Głównym księgowym kontrolowanej jednostki jest Pani mł. ogn. Justyna Szwaba, zatrudniona od dnia 01.03.1999 r.
3.	Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielili:
- Pani Justyna Szwaba- Główna księgowa.

USTALENIA SZCZEGÓŁOWE KONTROLI

I. Kontrola wewnętrznych aktów organizacyjnych i procedur z zakresu rachunkowości.

Jednostka posiada następujące akty organizacyjne z zakresu finansów i rachunkowości:
1) Zakładowy plan kont z 2001 r., którego Załącznik Nr 1 stanowi wykaz kont syntetycznych i Załącznik Nr 2 stanowiący wykaz typowych księgowań dotyczących operacji finansowych. Podstawą opracowania planu kont było Zarządzenie Nr 5 MSW z dnia 05.02.1996 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości w jednostkach budżetowych i jednostkach gospodarki pozabudżetowej podległych MSW (opracowane na podstawie ustawy Prawo budżetowe- obowiązujące do roku 1998, zmienione ustawą o finansach publicznych) oraz Instrukcji Nr 1-96 w sprawie ramowego planu kont dla jednostek budżetowych podległych, nadzorowanych i podporządkowanych MSW. Opis kont jest załącznikiem do w/w instrukcji.
2) Instrukcja Nr 2/96 Dyrektora Departamentu Finansów MSW z 05.09.1996 r. w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku w jednostkach organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych. Instrukcja otrzymana w dniu 29.10.1996 r. przez jednostkę do wiadomości i stosowania.
W chwili obecnej Komenda posiada zaktualizowane procedury i przepisy z zakresu finansów publicznych i rachunkowości w formie projektów, które do dnia kontroli nie były zatwierdzone. Projekty te zawierają oprócz zaktualizowanego planu  kont, instrukcję kasową, instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w KPPSP w Kartuzach (w tym miedzy innymi opis ewidencji środków trwałych, terminy i częstotliwość inwentaryzacji, określenie jednolitych zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowych). Z wyjaśnień Głównej księgowej wynika, że Komenda dokonuje ostatnich poprawek uzupełniających politykę rachunkowości  jednostki zgodnie, między innymi, z art. 10 ustawy o rachunkowości.
3) Instrukcja kasowa wchodząca w życie z dniem 01.03.2002 r., będąca załącznikiem do instrukcji obiegu dokumentów.
4) Zarządzenie nr 2/2002 Komendanta PSP w Kartuzach z 31.01.2002 r. w sprawie zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i zasad dokonywania wydatków przez KPPSP w Kartuzach. Zarządzenie stosuje się do wszystkich operacji gospodarczych z wyłączeniem zamówień dostaw i usług długookresowych i ciągłych, których realizacja jest nieprzerwana, tj. energia, woda, gaz, opłaty telefoniczne i inne podobnego rodzaju. Stosowny wniosek (będący załącznikiem do Zarządzenia) jest podstawą księgowania zaangażowania. Główna księgowa uzupełni dekretację na wnioskach, zgodnie z przeznaczeniem dokonania wydatku. W przypadku operacji gospodarczych o charakterze długookresowym i ciągłym podstawą księgowania zaangażowania jest dowód polecenie księgowania, sporządzany na początku roku i późniejsze ewentualne korekty (na podstawie zawartych umów i wystawionych faktur vat lub rachunków). Na wydatki dotyczące kwot małowartościowych, związane z obsługą bieżącej działalności oraz na wypadek zdarzeń losowych, odpowiednie komórki organizacyjne Komendy mogą pobierać i gospodarować zaliczką stałą, której wielkość określa Komendant. Komórki ponoszą odpowiedzialność za zasadne wydatkowanie zaliczki i dokonywania rozliczeń.

II. Kontrola wydatków obejmująca ponad 5 % planowanych wydatków.	

Kontrolę oparto na analizie następujących dokumentów: plan finansowy jednostki, sprawozdania RB 28S, karty wydatków, dowody księgowe zewnętrzne i wewnętrzne.

Uwagi ogólne na temat prowadzenia rachunkowości.
Księgi rachunkowe prowadzone są „ręcznie” oraz komputerowo- obecnie wprowadza się dokumenty do ewidencji i uzgadnia z księgami „ręcznymi”. Na kartach kontowych Główna księgowa uzupełni zapis dotyczący wskazania kont przeciwstawnych. Dowody księgowe spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Kontrola dotyczyła wydatków związanych z:
1)	realizacją w Rozdziale 75411 § 3020 wydatków związanych z wypłatą świadczeń dla funkcjonariuszy w miesiącu listopadzie na kwotę ogółem 16 003,04 zł., według zestawienia:

Lp. | wyszczególnienie | kwota
1 | Równoważniki pieniężne wypłacone funkcjonariuszom za brak lokalu mieszkalnego. Lista wypłat nr 57/O/04 z 02.11.2004 r. | 4 473,89
2 | Równoważniki pieniężne wypłacone za brak lokalu mieszkalnego emerytom i rencistom. Lista wypłat nr 58/O/04 z 02.11.2004 r. | 2 029,23
3 | Gratyfikacje urlopowe oraz dopłata do wypoczynku dla funkcjonariuszy  i ich rodzin (równoważnik za przejazd na urlop- wczasy). Lista wypłat nr 59/O/04 z 02.11.2004 r. | 3 617,50
4 | Pozostałe należności funkcjonariuszy- przejazdy do szkół i opłaty związane ze szkoleniem, pobierane przez instytucje spoza MON oraz MSWiA, organizujące naukę (szkolenie). Zwrot kosztów. Delegacje- polecenie wyjazdu nr 32, 33, 41 i 42 z 2004 r. | 1 535,52
5 | Podatek od w/w świadczeń w miesiącu listopadzie ogółem | 4 346,90
| ogółem | 16 003,04

W nawiązaniu do lp. 4 powyższej tabeli- pracownicy szkolący się zawarli umowę z KPPSP w Kartuzach dotyczącą nauki w szkołach pożarniczych (określono między innymi terminy wyjazdów związanych z nauką).
Plan w tym paragrafie na dzień 30.11.2004 r. wynosił  293 550,00 zł. Wykonanie wydatków na koniec listopada wynosiło 282 824,38 zł. Wydatki dokonane zostały zgodnie z przyjętymi przez jednostkę procedurami. Zaangażowanie środków pieniężnych- na podstawie wniosków o przyznanie dopłaty (kwota na równoważniki znana mniej więcej na początku roku). Inne wydatki w ciągu roku z § 3020: ekwiwalenty i równoważniki pieniężne w zamian za umundurowanie wypłacane funkcjonariuszom, ekwiwalenty za remont lokalu mieszkalnego, jednorazowe odszkodowanie w związku z doznaniem uszczerbku na zdrowiu. 

2)	realizacją w Rozdziale 75411 § 4210  zakupu materiałów i wyposażenia w miesiącu listopadzie na kwotę ogółem 15 531,56 zł., według zestawienia:

Lp. | wyszczególnienie | kwota wydatków
1 | Prenumerata | 2 063,00
2 | Woda mineralna | 220,08
3 | Części do kserokopiarki (przegląd) | 292,80
4 | Materiały biurowe (druki, tusz, kartki pocztowe) | 789,58
5 | Paliwo- olej napędowy (w tym zwroty za podwójnie zapłacone faktury na kwotę 318 i 68,78 zł.) | 6 851,22
6 | Materiały przemysłowe, wyposażenia transportu i remontów drobnych nieruchomości (pasek klinowy, silikon, mikrozawór, klamka, czyściwo, złączka, rura, kosz) | 1 786,80
7 | Aparat fotograficzny (wykorzystanie zdjęć podczas działań ratowniczych- prowadzenie dokumentacji) | 2 038,00

8

Pobrane zaliczki na zakup drobnych materiałów 
Zaliczka zwrócona
Zaliczka wydatkowana

6 174,40
4 684,32
1 490,08

| ogółem | 15 531,56

Plan wydatków na koniec listopada w tym § wynosił 278 110,00 zł. Wykonanie wydatków na koniec listopada wyniosło 190 955,03 zł. . Wydatków dokonano zgodnie z przyjętymi procedurami. W lp. 3 powyższej tabeli kwota 292,80 dotyczy faktury vat, która zawiera pozycje: przegląd (usługa) i toner (materiał). Tego typu zapisy księguje się w § 4210- kwota materiału i § 4300- kwota usługi. Inne wydatki w ciągu roku dotyczyły zakupu wyposażenia specjalnego indywidualnego i zbiorowego użytku w odzież ochronną, materiałów i wyposażenia techniki specjalnej. 

3)	realizacją w Rozdziale 75411 § 4270 zakupu materiałów remontowych od 
01.01.2004 r. do 30.11.2004 r.  na kwotę ogółem 17 680,32 zł., według zestawienia:

Lp. | wyszczególnienie | kwota wydatków
1 | Zestaw naprawczy- przegląd aparatów oddechowych | 2 303,92
2 | Przezwojenie silnika | 183,00
3 | Wymiana instalacji elektrycznej (pomiary pomontażowe z dokumentacją) | 7 734,80
4 | Prace malarskie (malowanie pomieszczeń Komendy) | 4 475,00
5 | Sporządzanie kosztorysów inwestorskich (malowanie i remont pomieszczeń) | 366,00
6 | Aktualizacja programu pracy centralki telefonicznej CYFRA 50 | 610,00
7 | Pomiar natężenia pola elektromagnetycznego dla celów  BHP | 1 464,00
8 | Naprawa układu protekcji i zasilania- sprzęt informatyczny | 177,60
9 | Naprawa samochodu STAR (układ hamulcowy) | 366,00
| ogółem | 17 680,32

Plan finansowy w tym § wynosił na dzień 30.11.2004 r. 17 680,00 zł. Wydatków dokonano zgodnie z przyjętymi procedurami.

4)	realizacją w Rozdziale 75411 § 4300 zakupu usług pozostałych w miesiącu listopadzie, na kwotę 10 016,42 zł., według zestawienia:

Lp. | wyszczególnienie | kwota wydatków
1 | Przegląd samochodu, wymiana tulejek i amortyzatora | 3 555,33

2

Opłaty telefoniczne
abonament internet TVK

1509,37
292,80

3 | Czyszczenie chodników | 31,72
4 | Szkolenia | 704,00
5 | Ubezpieczenia zdrowotne, podatek od umów | 125,60
6 | Badania środowiskowe | 1 376,00
7 | Pomiary pól elektromagnetycznych | 1 464,00
8 | Montaż radiostacji przewoźnej dla OSP, naprawa „pagerów”, wymiana świateł lampy alarmowej | 674,40
9 | Wiązanki kwiatów okolicznościowe (jako wydatki okolicznościowe i reprezentacyjne płatne z § 4300), nekrologi | 283,20
| ogółem | 10 016,42

Plan wydatków § 4300 na koniec listopada wynosił 116 000,00 zł. Wykonanie wydatków na koniec listopada wynosiło 97 949,04 zł. Wydatków dokonano zgodnie z przyjętymi procedurami. Koszty związane z opłatami telefonicznymi w  m-cu listopadzie wynosiły 
3 505,80 zł., z tego 1 996,43 zł. zostało zwrócone na rachunek Komendy przez pracowników-  rozmowy nie związane z wykonywaną pracą (na podstawie analizy i rozliczeń bilingów telefonicznych). Inne wydatki z tego § w ciągu roku: usługi pocztowe, bankowe, opłaty RTV.

5)	realizacją w Rozdziale 75411 § 6050 wydatków inwestycyjnych od dnia 01.01.2004 r. do 30.11.2004 r., na kwotę ogółem 70 314,66 zł., według zestawienia:

Lp. | wyszczególnienie | kwota wydatków
1 | II rata za roboty remontowo budowlane w budynku KPPSP w Kartuzach, według umowy ZP/1/2003 z dnia 29.08.2003 r. faktura vat nr . Zapłata w dniu 08.01.2004 r. | 20 000,00
2 | Roboty remontowo budowlane, docieplenie budynku KPPSP w Kartuzach.Faktura vat nr . Zapłata w dniu 27.02.2004 r. | 21 400,66
3 | Wykonanie koncepcji architektoniczno-funkcjonalnej zadania rozbudowa i przebudowa budynku, wykonanie badań geologicznych, przygotowanie mapy do celów projektowych, wykonanie inwentaryzacji budynku dla celów projektowych. Faktura vat nr . Zapłata w dniu 29.09.2004 r. | 28 914,00
| ogółem | 70 314,66

Plan finansowy w tym § na dzień 30.11.2004 r. wynosił 120 000,00 zł. Wstępna kontrola oraz dokonanie wydatków zostało przeprowadzone zgodnie z przyjętymi zasadami. Wydatki dotyczące lp. 1 i 2 powyższej tabeli zaangażowano z dniem 02.01.2004 r. (wniosek nr 1/inwestycje/2004), lp. 3- wydatki zaangażowano z dniem 07.07.2004 r. 

Kontrola zgodnie z wymogami art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada o finansach publicznych obejmuje co najmniej 5% wydatków kontrolowanej jednostki- ogółem skontrolowano wydatki na kwotę 129 546 zł. Plan finansowy wydatków ogółem na dzień 30.11.2004 r. wynosił 2 407 100 zł. Skontrolowane wydatki to  ok. 5,4   %  planu.

Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. 

W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole Komendant , Główny księgowy, kontrolowanej jednostki nie wniósł / wniósł do protokołu przed jego podpisaniem niżej wymienione:
1)	zastrzeżenia:
.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ,

2)	wyjaśnienia:
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. .

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono Komendantowi kontrolowanej jednostki.	
Ustawowy termin przedłożenia pisemnych i udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu siedmiu dni od daty podpisania protokołu.

Kontrolę odnotowano w książce kontroli pod poz. Nr  15/04 .

Kartuzy, dnia 14.01.2005 r.

PODPISY:

Komendant kontrolowanej jednostki					Kontrolujący

bryg. inż. Edmund Kwidziński					Bartosz Szyca

Główny księgowy

mł. ogn. Justyna Szwaba